Quản lý tài chính doanh nghiệp không nhất thiết phải là công việc quá khó khăn và tốn nhiều thời gian của bạn. Chìa khóa nằm ở việc lập ra một kế hoạch thực tế với một ngân sách hợp lý, ghi lại các giao dịch một cách chính xác, kiểm tra kết quả thường xuyên và luôn lưu giữ các chứng từ. Việc bạn quen với 3 báo cáo tài chính cơ bản để đánh giá “sức khỏe” tài chính của doanh nghiệp - bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, và báo cáo lưu chuyển tiền tệ - là vô cùng cần thiết.
Vậy những việc cần làm, và thời điểm để làm, là gì? Checklist sau đây là một gợi ý về thời gian biểu thực hiện các công việc kế toán. Nó sẽ giúp bạn cập nhật tình hình kinh doanh và chuẩn bị cho việc khai thuế. Bạn có thể đọc kỹ bài này để hiểu các công việc cần làm hoặc xem checklist dưới dạng infographic ở cuối bài.
Nhiệm vụ kế toán hàng ngày
1. Kiểm tra số dư tiền mặt
Vì tiền mặt là nhiên liệu cho doanh nghiệp của bạn, bạn không bao giờ muốn vận hành doanh nghiệp với một bình xăng rỗng hoặc gần cạn. Hãy bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra trong két có bao nhiêu tiền. Nắm được số tiền bạn thu về và chi ra trong tuần tới/tháng tới cũng rất quan trọng, nhưng nó không phải là nhiên liệu trong bình xăng của bạn.
Nhiệm vụ kế toán hàng tuần
2. Ghi chép các giao dịch
Ghi lại mọi giao dịch (đề nghị thanh toán gửi khách hàng, nhận tiền từ khách hàng, trả tiền nhà cung cấp, v.v) vào các tài khoản phù hợp hàng ngày hoặc hàng tuần, tùy thuộc vào khối lượng giao dịch. Mặc dù việc ghi chép bằng tay hoặc bằng Excel đều chấp nhận được, để thuận tiện hơn bạn có thể sử dụng các phần mềm kế toán - cho dù là phần mềm đơn giản. Những lợi ích cũng như khả năng kiểm soát mà những phần mềm này đem lại lớn hơn nhiều so với chi phí bỏ ra để mua chúng, vì thế bạn đừng quá đắn đo.
3. Lưu giữ chứng từ
Lưu giữ bản sao của tất cả các hóa đơn được gửi đi, tất cả các khoản thu tiền mặt (phiếu thu đối với tiền mặt, sao kê ngân hàng đối với séc, tài khoản, thẻ tín dụng) và tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt (phiếu chi đối với tiền mặt, sao kê ngân hàng đối với séc, tài khoản, thẻ tín dụng).
Hãy lập một cơ sở dữ liệu các nhà cung cấp, sắp xếp theo thứ tự abc để dễ dàng truy cập. Lập bảng tính lương được sắp xếp theo ngày và một tập file sao kê ngân hàng được sắp xếp theo tháng. Một thói quen phổ biến ở các doanh nghiệp là quăng tất cả các biên lai giấy vào một cái hộp và cố gắng phân loại chúng khi phải tính thuế. Nhưng trừ khi bạn có một lượng nhỏ các giao dịch, tốt hơn hết là có các kẹp file riêng biệt đối với mỗi loại chứng từ và lưu trữ chúng một cách khoa học mỗi khi có chứng từ mới. Một số phần mềm kế toán cho phép bạn scan biên lai giấy để bạn khỏi phải lưu trữ một loạt các bản cứng của các chứng từ.
4. Xem lại các hoá đơn chưa thanh toán cho nhà cung cấp
Mỗi doanh nghiệp cần có một kẹp file dành cho "nhà cung cấp chưa thanh toán". Hãy ghi lại từng nhà cung cấp, ngày hoá đơn, hạn thanh toán. Nếu nhà cung cấp cung cấp giảm giá cho việc thanh toán sớm, bạn có thể muốn tận dụng lợi thế đó nếu bạn có sẵn tiền mặt trong tay.
5. Trả tiền nhà cung cấp
Theo dõi công nợ phải trả và có một nguồn quỹ dành riêng để trả tiền nhà cung cấp đúng hạn. Hãy tránh bất kỳ khoản phí muộn nào, và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với họ. Nếu bạn có thể xin gia hạn thanh toán trong 60 hay 90 ngày thì càng tốt. Cho dù bạn trả tiền mặt hay thanh toán qua tài khoản, hãy giữ một bản sao của hóa đơn và các chứng từ kèm theo.
6. Chuẩn bị và gửi hóa đơn
Hãy đảm bảo rằng bạn đã bao gồm đầy đủ các điều khoản thanh toán. Hầu hết các hóa đơn đến hạn trong vòng 30 ngày, thường được ghi là "Net 30" (thường thấy ở các công ty quốc tế) ở dưới cùng của hóa đơn. Nếu không có ngày tới hạn, việc dự trù dòng tiền trong tháng của bạn sẽ khó khăn hơn. Để được trả tiền sớm hơn, bạn có thể cung cấp ưu đãi cho việc thanh toán sớm.
7. Kiểm tra dự trù dòng tiền
Quản lý dòng tiền là rất quan trọng, đặc biệt là trong năm đầu tiên của doanh nghiệp. Dự báo doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu tiền trong vài tuần tới/tháng tới sẽ giúp bạn gom đủ tiền để trả nợ các hóa đơn, bao gồm cả nhân viên và các nhà cung cấp của bạn. Hơn nữa, bạn có thể đưa ra quyết định chi cái gì, không chi cái gì.
Tất cả những gì bạn cần là một báo cáo đơn giản cho thấy số dư tiền mặt hiện tại, các khoản thu và chi dự kiến trong tuần/tháng tới.
Nhiệm vụ kế toán hàng tháng
8. Cân đối sổ kế toán
Cũng như việc bạn kiểm tra tài khoản cá nhân, hàng tháng bạn cần phải biết mỗi giao dịch kinh doanh tiền mặt của bạn là chính xác và các dự đoán của bạn được dựa trên số dư tiền mặt chính xác. Việc đối chiếu tiền mặt giúp bạn hoặc ngân hàng dễ dàng tìm ra và sửa bất kỳ sai sót nào một cách kịp thời.
9. Kiểm tra các khoản phải thu quá hạn
Đảm bảo tách riêng một cột bao gồm số ngày quá hạn của các khoản phải thu. Việc này sẽ cho bạn một cái nhìn khái quát về các khách hàng chưa thanh toán. Đầu tháng là thời điểm tốt để nhắc nhở các khách hàng hay bất kỳ ai còn nợ tiền bạn.
Vào cuối năm tài chính, bạn sẽ kiểm tra tài khoản này một lần nữa để xác định những khoản nào sẽ phải thu hồi qua các dịch vụ thu nợ hay các khoản nào sẽ bị giảm/xoá khỏi tài khoản.
10. Phân tích tình trạng tồn kho
Nếu bạn có hàng tồn kho, hãy dành thời gian sắp xếp lại các sản phẩm dễ bán và xác định những sản phẩm khó bán, có thể phải cân nhắc giảm giá hoặc xoá khỏi tài khoản. Bằng cách kiểm tra thường xuyên (và so với số tháng trước), việc điều chỉnh sẽ dễ dàng hơn và bạn cũng sẽ đánh giá hàng tồn kho đúng với thực tế hơn.
11. Quy trình phê duyệt lương và thanh toán thuế
Mặc dù bạn có lịch trả lương cho nhân viên (thường là hàng tháng), lưu ý là bạn vẫn phải hoàn thành các nghĩa vụ nhà nước khác liên quan đến tiền lương, như thuế TNCN, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Vì thế hãy đảm bảo các chi phí này được chi trả đúng hạn do nhà nước quy định.
Hãy kiểm tra lại bảng tính lương trước khi thanh toán để tránh việc phải điều chỉnh trong kỳ tiếp theo. Dịch vụ trả lương có thể làm tất cả điều này để giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác với chi phí hợp lý. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm tính lương miễn phí để tính các khoản trích lập cần thiết.
12. Kiểm tra lãi lỗ thực tế so với ngân sách và so với năm trước
Báo cáo lãi lỗ (còn được gọi là báo cáo kết quả kinh doanh) của tháng hiện tại và từ đầu năm cho bạn biết bạn đã kiếm được bao nhiêu và chi ra bao nhiêu. Đối chiếu với ngân sách của bạn mỗi tháng hoặc quý. So sánh con số thực tế của bạn với kế hoạch đề ra và đánh dấu những chỗ bạn đã tiêu tốn quá nhiều hay chi không đủ để điều chỉnh kế hoạch các kỳ sau một cách hợp lý.
Nếu bạn chưa có một ngân sách, hãy so sánh lãi lỗ từ đầu năm tới nay so với cùng kỳ năm trước để xác định các biến đổi và điều chỉnh.
13. Kiểm tra số dư cuối kỳ so với kỳ trước
Bằng cách so sánh bảng cân đối của bạn tại một thời điểm - chẳng hạn 30 tháng 6 năm 2015, với bảng cân đối từ một thời điểm trước đó - ví dụ ngày 31 tháng 12 năm 2014, bạn sẽ có được bức tranh tổng thể về tình hình tải sản và nợ của doanh nghiệp. Chìa khoá là ở chỗ xác định những thay đổi lớn và biết rõ nguyên nhân của chúng. Ví dụ, các khoản phải thu tăng lên là do tăng doanh số hay khách hàng thanh toán chậm hơn?
No comments:
Post a Comment